285 やる気を確実に引き出す会話術 その2

 

・目的を明確に 

一般に会議の目的は、情報の伝達、問題解決、決断、人間関係の強化、うまくいった体験の分かちあい、などです。目的がはっきりすれば、会議の骨組みも明確になります。出席者全員が必ず会議の目的を理解していることを事前に確認しましょう。 

 

・議題を明確に 

一度目的を明確にしたら、次に会議の中で達成すべき議題を作成します。議事をリストにし、それぞれに割りふる時間を決め、また予想される結果も書き記しておきます。取り上げる議題と資料を、必要に応じ前もって配布しておきます。 

 

・雰囲気づくりをする 

ミーティングのリーダーとして、自分自身が望ましいふるまいのモデルになりましょう。あなたは形式ばった人ですか？ 気楽な感じ？ それともシリアスな人？ どのスタイルもそれぞれ違った雰囲気をつくりだします。そしてリーダーは会議の参加者全員の話をよく聞き、敬意をもって接する必要があります。あたたかく誠実な接し方は協力を促します。 

・時間どおりにスタートし、時間どおりに終了する 

時間どおりに開始し、それぞれの会議事項にかける時間を制限し、 

時間どおりに終わらせましょう。ときには、参加者全員が出席する前に会議を始める必要があります。全員の到着を待つことが習慣化されてしまうと、通常時間どおりに出席いる人までも「会議は時間どおりに始まらない」と思いはじめ、彼らまで遅れてくるようになるからです。時間どおりに会議を終了することは会議の参加者全員に敬意を示すことなります。 

・会議を楽しむ 

参加者には、状況に応じて適度に遊び心を含んだコミュニケーションをとるように進めましょう。 

真面目で真剣なテーマであっても必ずしも、重苦しい気持ちで話し合う必要はあません。笑いはエネルギーを与える効果があります。適度なユーモアや軽さや決して時間の無駄ではないのです。 

・コントロールしつつ柔軟に 

会議はバランスを見ながら進行していきましょう。あなたの役目は、会議が脱線しないように、その目的と議題を正しく方向づけることです。しかし、目標達成には無関係と最初は思われるような新アイデアや方法についても話し合える順応性も持ちあわせましょう。 

・創造的な思いつきも歓迎する 

会議の議題を作成する段階で、創造的な思いつきの時間もとっておくこと。会議の参加者から、話し合いの内容やアイデアについてのフィードバックを得ましょう。何が話しあわれているか注意深く耳を傾けます。 

・参加者の理解と実行計画の再確認を 

会議の終わりに、決まった事項について再確認します。具体的な実行計画や、責任者は誰か、そのタスクを達成するために必要とされる他のリソースは何か、完成すべき期日などについても確認しておきましょう。最も望ましくないのは、せっかくたくさんのよいアイデアが生みだされたにもかかわらず、確実に遂行されず、ブラックホールに陥ってしまったかのように実現の可能性が見えなくなることです。 

 

・別のミーティングを開く 

ときに重要ではあるけれど、ここで扱うべきではない問題によって、会議がにっちもさっちも行かなくなることがあります。会議が泥沼化したことに気づいたら、その問題を違う場で話すことを持ちかけましょう。 

・会議の復習と評価を忘れずに 

会議がどのように受けとめられていたか、また、目的に向けて進んでいたか、定期的に確認し、フィードバックを求めます。もし目的にそっていなかった場合、違うアプローチを試したり、前述のようなテクニックを使ってみましょう。会議の進行役を第三者に依頼したり、プロフェッショナル・コーチをつけることも考慮してみてください。