278 やる気を確実に引き出す会話術 その1

・その会議が本当に必要かを自分自身に尋ねる 

電話やメールで済むことがよくあります。仕事場にあるコミュニケーション機器を最大限有効活用しましょう。 

・リーダーを選出する 

その会議を進行できる人を選出しましょう。行うべきことを確実に遂行するために、誰かがその会議を責任持って担当しなくてはいけません。きちんと決めましょう。

 

・プランをたてる 

議題を明確にし、それを前もって出席予定者に配信します。変更や追加希望があれば会議の前に知らせてくれるようアナウンスしましょう。

 

・時間設定は適切に 

早朝だと通勤の交通事情で遅れるかもしれないというリスクを負うことになります。昼休みに近すぎると、出席者達は昼食のことが気になります。就業終了時間間際になると帰宅が気になります。「ちょうどよい」時間を探しましょう。 

・わかりやすい場所で開く 

ほとんどの出席者がわかる場所で開催しましょう。遠方で開催したり、出席者に自分のところに出向いてもらうときは、的確な道順を教えましょう。 

・議題に沿う 

その会議の議題は出席者全員に伝わっているのですから、それを貫きます。会議中、場にふさわしくない話題と思えるものがあったら、その議題は別の機会に話し合うよう提案しましょう。 

・集中させる 

とくに出席者が多くなると、わき道にそれた会話や会議の内容に関係のない話題が突然出てくるものです。とにかく会議を進行させ、しようとしていることにみんなを集中させましょう。 

・別の話題に対しては「保留」する 

その会議の内容に適していないが、処理すべき話題が出てきたら、メモをとり、後で取り組みましょう。 

・時間どおりに終了させる 

会議を長引かせてはいけません。繰り返しますが、用意した議題を貫きましょう。もし時間内にすべてを終わらせることができないとわかったら、別の会議を設定しましょう。時間どおりに終了しないのは、議題がそれたからか、その内容がより議論する必要があるからなのかのどちらかです。 

・議事録の作成（したことの確認） 

長い時間議論を重ね、提案がされたはずなのに、何も結果が見えないことほどイライラがたまることはありません。だされた意見と提案の全てを、会議後に確認しましょう（保留中の問題を忘れてはいけません）。その会議が本当に有効で、時間を割いて出席した価値があることを、出席者たちに知らせましょう。